議事録、きちんと書けていますか?

若手の仕事の定番に議事録書きという業務があります。会議に同席しても駆け出し社員は話についていくだけで精一杯。発言することも少なく、必然的に議事録書きを頼まれる。どこの会社もだいたい同様だと思います。しかしこの議事録書きについて、若手の仕事と言いながら何を書いたらいいのか?どうまとめたらいいのか?といったノウハウ的なものをあまり見かけません。文書作成の全てはこの議事録から始まると言われるほど奥の深い業務。今回はこの議事録についてお話します。

1. 議事録は発言の記録ではない。決定事項を簡潔に記した、後日に残る「証拠」である。
2. 決定事項の他に書くべきは、決まらなかったことと、次までにやっておくこと。
3. 今回のまとめ

 

議事録は発言の記録ではない。
決定事項を簡潔に記した、後日に残る「証拠」である。

若手がやってしまうもっともありがちな間違いは、発言録を書いてしまうこと。会議中、あの人がこう言ってこの人がこういったという、会議を録音しそれを文字に起こしたようなものを逐一書いてしまう。これは議事録ではなく発言録。裁判の議事や国会答弁などで、一字一句、誰がどのような発言をしたかということを記録して残す必要がある場合はこういった議事録も使われますが、ビジネスにおいては殆ど使われることはありません。
本来、議事録とは、その会議で決まったことを書くもの。極端なことを言ってしまえば途中の経緯などは必要なく、その会議で何が決まったかを書く。あとで、「それは決めた」「いや決めてない」といった揉め事をなくすために紙に記録するというのが議事録の本来の役目なのです。

決定事項の他に書くべきは、
決まらなかったことと、次までにやっておくこと。

議事録において必ず盛り込むべき項目として

・日時
・場所
・参加者
・本日の議題(アジェンダ)

ここまでは当たり前。重要なのは次の4つ。

・決まったこと
・決まらなかったもの(次に持ち越したもの)
・確認が必要なこと
・次回に向けてToDo(誰がいつまでに)

この4つが簡潔に整理されていれば完璧です。

議事録を書く時、最初にこの項目を設定し、箇条書きで埋めるようにするとまとめやすいです。実際の議論の過程では、紆余曲折があり、いろいろなことに話は飛びますが、そういう時系列での発言はすべて無視してこのフォーマットに沿って決まった事実だけを簡潔に書く。つまり構造化してまとめるということが重要です。

今回のまとめ

若手のやる仕事にはやはり若手がやるべき意味があります。基礎をしっかり自分の物にできた者から順に活躍していくということなのでしょう。議事録とは文書作成における基本的なルールや作法がぎっしり詰まっている。つまり議事録がうまく書けるようになれば、他の文書もうまく作れるようになるということです。また、物事を構造化してまとめることを習慣にしていくと話の聞き方が変わってきます。リアルタイムに論点を掴むことの訓練にも議事録書きは効果的です。ぜひお試しください。