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コラム

新規プロジェクトの担当・管理者に任命された！でも何から始めればいいかわからない…チームメンバーをまとめられる自信がない…という初めて担当を任された方や、以前任されたプロジェクトでは思うように進められず苦労した…という方へ、進行管理に必要な３つの手順をご紹介します。

１.  実行計画を立てる
２.  スケジュールの作成と指差し確認
３.  進捗の共有は定期的に
４.  まとめ

１.  実行計画を立てる

まず最初に、何を実現するためのプロジェクトであるかを整理しましょう。最終目的を明確にすることで、何に向かって進めば良いかをプロジェクトのチームメンバー全員で改めて確認し、足並みを揃えます。
目的が明確になったら、次にそれを実現するための方法を考えます。最初から細かく決める必要はありません。まずはざっくりとした大まかな作業工程を書き出してみましょう。
たとえば、何らかの印刷媒体を制作する場合

内容決定 → 撮影 → 制作 → 確認 → 校了 → 印刷 → 納品

というように、大枠の作業手順が決まったら下記のようにそれぞれの作業内容を細分化していきます。
たとえば「撮影」を細分化すると、

・カメラマンの手配
・撮影スタジオの決定／手配
・モデルの選定／手配
・撮影商品の管理

など、チームメンバーと確認しながら作業内容を細かく分けていきます。この時、なるべく作業工程は細かくし、抜けや漏れの無いように気をつけます。

２.  スケジュールの作成と指差し確認

ほとんどの仕事には「締め切り」があるものです。その期日を守るために、スケジュールを逆算して立てる必要があります。スケジュールの作成は、作業工程が多ければ多いほど細かくなり、思いのほか時間がかかるかもしれません。しかし、スケジュール管理はプロジェクト成功への「カギ」です。ここを疎かにしてしまうと、プロジェクトが進行し始めてからトラブルが発生した場合の軌道修正は容易ではありません。時間の許す限り丁寧に作成しましょう。

スケジュール作成のポイント

初めてのことが多くて何にどれだけの時間がかかるかわからない…そんな時は経験者に意見を聞きましょう。チームメンバーや社内にわかる人がいなければ協力会社や取引先に聞いてみるのも良いです。絶対にやってはいけないことは、未経験の作業のスケジュールを勘や憶測で見積もることです。思ったより時間がかかり、スケジュールが押してしまった…となっては取り返しのつかない事態になりかねないため、根拠の無いスケジューリングは避けましょう。

誰が何をするか、指差し確認

スケジュールが完成したらチームメンバーに作業を振り分けます。「誰が」「何を」「どのように」「いつまでに」をメンバー全員で指差し確認します。ここではメンバーがそれぞれ何をする担当なのかを全員で共有することが重要です。作業量の偏りを防いだり、プロジェクト開始後に進行が遅れているメンバーがいた場合、誰が何をやっているかが分かっていればフォローしやすくなるためです。また、全員の前で「役割」を明確にすることで個々の責任感が高まります。

３.  進捗の共有は定期的に

進捗状況は定期的にメンバー全員で確認しましょう。たとえば週１回というように定期的に集まる機会をつくり、全員が進捗状況を把握することで、チーム内で進行が遅れているメンバーがいれば余裕のあるメンバーが手助けをするなど、トラブルになる前に問題を早期発見できるようにします。進捗の報告会は実際に顔を合わせて行うのがベストですが、直接会うことが難しい場合はリモートでWEB会議などでも構いません。定期的にメンバー同士が顔を合わせてコミュニケーションをとることで、信頼関係を築き、チームメンバーが気兼ねなく相談や意見を言える環境になることが理想です。チームで助け合うことで生産性が向上しますし、何より全員が気持ちよく仕事に取り組めることが大切です。

４.  まとめ

プロジェクトの担当者・管理者は、メンバーが効率良く仕事ができるようサポートすることが重要です。誰が何をやっているかを把握し、助けを求めている人はいないか、反対に手が空いていて何かあった時にフォローに回れる人はいるか、など常にメンバーや全体の状況に目を光らせていなければなりません。一見地味な役回りに思えるかもしれませんが、起こるかもしれないトラブルを予測し、先回りしてスケジューリングすることで、自分を含めメンバー全員が安心して業務に取り組むことができるのです。