伝わり方が変わる！ビジネスメールの書き方３つのポイント
みなさんはビジネスメールの伝え方、言葉遣いをどこで学びましたか？
ビジネスメールやチャットの文章作成は、仕事の重要なコミュニケーション手段ですが、多くの人が基礎を学ぶ機会がないまま、実体験や独学で身につけています。
そのため、「丁寧に書こうとすると時間がかかる」「うまく伝えられず、わかりづらい文章になる」「そっけない印象を与えてしまう」「チャットで誤解される」といった悩みを持つ人も多いのではないでしょうか。
今回は、こうした問題を解決するために、ビジネスメールの基礎知識を振り返りつつ、文章で気をつけたい3つのポイントをお伝えします。
１.ビジネスメールの基礎知識
２.敬語を意識しすぎない
３.自分目線での具体的な一文を入れる
４.「文章のみで伝える怖さ」を意識する
５.まとめ
１.ビジネスメールの基礎知識
ビジネスメールは、相手に対する第一印象を決める重要な役割を担っています。そのため、内容が正確でわかりやすく、かつ礼儀正しい表現を心がけると印象が良いでしょう◎
適切な書き方をすることで、相手に信頼感や好感を与え、やり取りがスムーズになります。
また、やり取りのしやすさは、お仕事の相談のしやすさに繋がり、ときにご依頼のきっかけになることもあります。読み手のストレスになる要素を取り除き、快適なやりとりを意識したいですね。
以下に、ビジネスメールを書く際に押さえておきたい基本的なポイントをまとめましたので、参考にしてみてください。
1. 件名
◎ 簡潔で内容がひと目でわかるものにする。
例：「打ち合わせ日時のご相談」「会議資料の送付」「○○プロジェクトの進捗報告」
2. 宛名
◎ 相手の名前や役職を正確に書く。
例：「株式会社○○ 営業部 ○○様」
★「さま」をひらがなにすると柔らかい印象になります
3. 挨拶
◎ 丁寧な書き出しではじめる。
例：「お世話になっております。○○（自分の名前）です。」
★社内の場合は「おつかれさまです。」からはじめる。
4. 本文
◎ 目的を明確にし、簡潔に要点を述べる。
◎ 長文を避け、箇条書きを活用する。
◎ 必要なら背景や詳細を加えるが、読みやすさを意識する。
5. 結び
◎ 今後の対応を簡単に述べる。
例：「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
◎ 感謝の言葉で締める。
例：「何卒よろしくお願いいたします。」「引き続きよろしくお願いいたします」
6. 署名
◎ 名前、所属、連絡先を明記。
例：
○○株式会社 営業部
名字 名前
電話: 03-1234-5678
メール: example@example.com
〒000-0000
愛知県名古屋市〇〇区0-00
〇〇ビル ◯F
7. 基本マナー
◎ 誤字脱字を確認する。
◎ 丁寧語や敬語を正しく使う。
◎ 不要な情報を削ぎ落とし、簡潔に書く。
★いずれもメールを送る前に読み返して確認しましょう。
これらを意識することで、相手に信頼感を与えるメールが作れます。
２.敬語を意識しすぎない
メールで陥りやすいのが、丁寧すぎる文章を書こうとしてしまうことです。「お客様には丁寧に返信しないと」と、敬語に悩み筆が進まず、時間がかかってしまいがちです。
「うまく書かないと」や「恥ずかしくない表現をしないようにしないと」また「何か気の利いた一文を入れないと」など、完璧を目指すあまり細部が気になって書いては消し、書いては消し、を繰り返すうちに何を書こうとしていたのかを見失い、支離滅裂な文章が出来上がってしまうことがよくあります。
感謝の気持ちを表す４つの言葉を意識してみる
お客様だから、得意先だからと過度に丁寧な敬語を使う必要はありません。
敬語を意識するあまり、まどろっこしい文章になりかねません。
どの程度の敬語を使っていいかわからない場合は、以下の４つの言葉を使って文章を構成してみましょう。
・メールにて失礼いたします
・お忙しい中（ご多忙の中）
・恐れ入りますが（恐縮ながら）
・幸いです
これらの４つの言葉を使い、「相手の貴重な時間をいただくことへの感謝の気持ち」と「そのことに恐縮する気持ち」を表現すれば、誠意は十分に伝わります。
３. 自分目線での具体的な一文を入れる
まずはこの例文を読んでみてください。
お世話になっております。原稿をお送りいただきありがとうございます。確認させていただきました。
とてもいいと思います。それでは、引き続きよろしくお願いいたします。
こんなメールをもらったらどう思うでしょうか？なんともそっけない感じがしますよね。
自動返信のような、「誰にでも言えること」だからです。この文章をこんな風に変えてみたらどうでしょうか。
お世話になっております。原稿をお送りいただきありがとうございます。確認させていただきました。
とてもいいと思います。特にP3からの高校時代のエピソードが素晴らしかったです。
わたくしも、学生の頃は部活動に励んでいましたので、青春時代が蘇ってきて、グッときました。次回も楽しみにしております。
それでは、引き続きよろしくお願いいたします。
どうでしょうか。たったこれだけの、具体的な感想を添えるだけで印象がガラリと変わりませんか？
相手の印象に残る文章にしたいからと、特別なことをしなければならないわけではありません。
形式的なメールの文面であっても、たった一行「具体的な内容」を入れるだけでいいのです。
４. 「文章のみで伝える怖さ」を意識する
文章には表情も声のトーンも加えられない、ということを常に意識するように心がけましょう。
送られてきたメールや社内チャットのメッセージを読んでカチンときた経験がある人も少なくないのではないでしょうか。
しかし、ほとんどの場合、そのメールの送り主は相手にそんな思いをさせているという自覚がありません。
文章には相手に嫌な思いや不愉快にさせる危険があるということを意識していないと、知らず知らずのうちに相手を傷つけてしまう可能性があります。
まず感謝を伝えること。また必ず敬語を使うこと。
メッセージアプリでは特に、要件だけのような文章が飛んでいってしまいがちです。
まずはお礼を伝えることで、文章のそっけない印象を和らげることができます。また、そっけない言葉や、不愉快にさせる言葉の共通点は「相手に敬意が感じられないこと」です。
当たり前ですが、どれだけ親しい間柄であっても、ビジネスにおいては必ず敬語で伝えるようにしましょう。
また、送ってしまう前に一度「この文章が逆に自分に届いたらどう思うだろう」と相手の立場に立って考えてみましょう。
たとえば、取引先の相手と電話で少し言い合いになったとしましょう。その直後は気持ちが昂っていて、メールに感情を乗せてしまいがちです。
そんな時はすぐに送るのではなく一旦寝かせましょう。お茶でも飲んで一息ついてからもう一度読み直してみてください。
余計な一言や皮肉っぽくなっていないか、注意が必要です。ビジネス文章には余計な感情は載せるべきではありません。直接口頭で伝えるよりも文章になることで言葉は鋭く感じることがあります。
５. まとめ
いかがでしたか？ビジネス文章において、この３つがとても大切です。私自身「いつも意識できているだろうか？」と不安になりながら書いていました。
「文章は凶器になる」というと大ゲサかもしれませんが、顔の見えない相手だからこそ、相手の気持ちに立って、これまで以上に気を引き締めて文章でのコミュニケーションを大切にしたいと思います。
参考にしたおすすめの本をご紹介します。「書くことが好きじゃなくてもうまくいく」文章との向き合い方を紹介したビジネス書です。よければ参考にしてみてください。
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